أغلب أصحاب العيادات بيسمعوا إن واتساب "بقى بفلوس" وبيفتكروا إن كل رسالة بتتحاسب. الحقيقة إن فيه قاعدة واحدة بتحدد كل حاجة تقريباً: نافذة الـ 24 ساعة. لو فهمتها، هتعرف ليه رسالة بتروح عادي ورسالة تانية محتاجة قالب معتمد من Meta.
في المقال ده هنشرح القاعدة خطوة خطوة، ونطبقها على يوم عادي في العيادة: الحجز، التذكير، الروشتة، والمتابعة. من غير أرقام أسعار، لأن الأسعار بتتغير والمكان الصح تشوفها فيه هو صفحة الأسعار الرسمية عند Meta.
إيه هي نافذة الـ 24 ساعة؟
أول ما المريض يبعتلك رسالة على رقم العيادة، بتفتح نافذة مدتها 24 ساعة. جوّا النافذة دي تقدر ترد عليه برسايل عادية: نص، صورة، PDF، أي حاجة. ده اللي بيسموه رسايل المحادثة.
كل رسالة جديدة من المريض بتبدأ العد من الأول. يعني لو المريض كلمك الساعة 10 الصبح وكلمك تاني الساعة 8 بالليل، النافذة بتفضل مفتوحة لحد 8 بالليل بتاع تاني يوم.
بعد ما النافذة تقفل
لو عدّى 24 ساعة من آخر رسالة من المريض، مش هتقدر تبعتله رسالة حرة. اللي بتقدر تبعته هو رسالة Template: نص مكتوب مسبقاً ومتراجع ومعتمد من Meta، وفيه أماكن متغيرة زي اسم المريض وميعاده.
الرسايل دي Meta هي اللي بتحاسب عليها، مش البرنامج اللي بتستخدمه. وفيه تصنيفات للقوالب (رسايل خدمة زي التذكير والتأكيد، ورسايل ترويجية)، والتصنيف بيأثر على التكلفة. اتأكد دايماً من صفحة الأسعار عند Meta قبل ما تحسب.
إزاي ده بيظهر في يوم العيادة
- رسالة الحجز والتأكيد: المريض هو اللي بدأ المحادثة، فالرد جوّا النافذة وعادي.
- تذكير قبل الميعاد بـ 24 ساعة: لو المريض حجز من يومين، النافذة اتقفلت، فالتذكير بيروح كـ Template وMeta بتحاسبك عليه. لو كان لسه بيكلمك قبلها بشوية، ممكن يبقى جوّا النافذة.
- إرسال الروشتة بعد الكشف: لو المريض كلمك النهارده فالنافذة مفتوحة. لو حجز من أسبوع وماكلمكش من وقتها، هتحتاج طريقة تانية أو Template.
- متابعة بعد الكشف: نفس القاعدة، بتبص على آخر رسالة من المريض.
إيه اللي بيحصل في كشفي
كشفي مبيحاسبش على التذكيرات. التذكيرات على واتساب مفتوحة من غير حد في كل الباقات. بس التذكير اللي بيتبعت بعد أكتر من 24 ساعة من آخر رسالة للمريض بيبقى Template، وMeta هي اللي بتحاسبك عليه على رقمك. يعني كشفي مش بيضيف عليه حاجة، لكن إنت لازم تعرف إنه موجود في فاتورة Meta.
كمان في حالات زي خطة العلاج في عيادات الأسنان، واتساب بيقبل الإرسال بس لو المريض كلمك في آخر 23 ساعة. بره الوقت ده كشفي بيقولك إنه مش قادر يبعت لسه، ومش بيبعت حاجة غلط.
وده كله شغال على رقم الواتساب بتاع العيادة نفسه على الـ Cloud API الرسمي من Meta، مفيش رقم مشترك.
إزاي تقلل الرسايل المدفوعة بذكاء
- خلّي المريض يرد. زر التأكيد أو الإلغاء في التذكير ورد المريض عليه بيفتح نافذة جديدة. بعدها تقدر تبعت تفاصيل أكتر، زي العنوان أو التحضير للأشعة، كرسايل عادية.
- حط المعلومة المهمة في رسالة التأكيد. العنوان، الدور، وهل لازم يجيب كارت التأمين. كده مش هتحتاج رسايل زيادة بعدين.
- اكتب القالب قصير ومحدد. قالب تذكير بسيط بيعدّي مراجعة Meta أسهل من رسالة طويلة فيها عروض.
- متخلطش الخدمة بالترويج. التذكير حاجة، والعرض على التنضيف أو الليزر حاجة تانية، وليها تصنيف وتكلفة مختلفة.
غلطات شايعة
- تفتكر إن الرد المتأخر على المريض بعد يومين ببلاش. بعد قفل النافذة محتاج Template.
- تبعت رسايل جماعية لمرضى قدام بدون إذنهم. دي مخالفة لقواعد واتساب وممكن تعرّض الرقم للتقييد، غير إنها بتضايق المريض.
- تحسب الفلوس على أساس عدد الرسايل بس. الأهم نوع الرسالة وتوقيتها.
تتأكد منين من تكلفتك الفعلية؟
افتح حساب Meta Business اللي مربوط برقم العيادة وبص على تقرير الاستخدام والفواتير. هتشوف الرسايل متقسمة حسب النوع. لو كنت لسه بتقارن خيارات، شوف أسعار كشفي عشان تفصل تكلفة البرنامج (بالحجز) عن تكلفة Meta (بالقوالب).
